La Administración es la DISCIPLINA
líder e idónea no sólo para la gestión empresarial, sino para la gestión de la
vida diaria, cuando se comienza a estudiar esta ciencia, las personas con
especialidad en esta área mencionan que ésta; es la ciencia que sirve para
hacer uso eficiente, efectivo y eficaz de los recursos escasos de las
organizaciones, y al lograrlo permite que las empresas sean productivas y
competitivas.
En lo personal y de acuerdo a la
experiencia, esta definición engloba perfecto no sólo a las empresas, también a
las personas, el ser eficiente es aprovechar al máximo los recursos con los que
se cuenta, aprovecharlos de modo que permita alcanzar los objetivos en tiempo y
forma logrando entonces ser eficaz, ahora bien si estos objetivos proporcionan
las utilidades o ganancias debidas se es efectivo; por lo que en la vida diaria
lograr estas 3F’s como modelo administrativo permite que las personas seamos
más competitivas y productivas.
Imagen 1: Modelo de las 3 F’s
La Administración también como
ciencia es aquella que permite la coordinación de las personas con las tareas,
es más la administración no existe si no hay un ente social para ejecutarla, es
una ciencia en la que se requiere gente o no hay nada; esta coordinación
permite que las personas participen empleando técnicas y herramientas para el
logro de los objetivos, los cuales son comunes para la organización y se
empatan a los de cada persona, es decir, hacer que cada objetivo de la empresa
coincida con los individuales para que el logro de éstos sean alcanzables.
Entonces, la Administración como
ciencia o técnica se centra en el diseño interno de la empresa de sus
estructuras, procedimientos y sistemas de información para planear, organizar,
dirigir y controlar sus recursos y procesos, la gerencia implica, además, la
comprensión del entorno, la conceptualización de la función de la empresa en el
mercado y la gestión para lograr resultados en el contexto en que opera o desea
competir.
La competencia entre empresas y la
globalización han sido un parte aguas importante para la mejora de la
administración en el nivel interno de las organizaciones, principalmente en lo
relacionado a la productividad y la utilización de los recursos, así mismo la
gestión enfocada en la dirección ha sido de suma importancia para la
administración del capital humano, que sin duda es el recurso más importante al
interior de las empresas, ya que como se ha mencionado sin gente no hay
administración.
Esta competencia no sólo se limita a
las empresas sino también a las personas, y es la importancia y el tema central
de este libro, identificar que la Administración no sólo es una herramienta
para las empresas sino para la vida diaria del ser humano, es así como se puede
entender y lograr la competitividad y la productividad en nuestra vida.
La productividades la capacidad que
tenemos como personas para llevar a acabo ciertas actividades, las cuales
dependiendo del tiempo que llevemos realizándolas es la experiencia que vamos
generando, así como la eficiencia en la ejecución, por tanto la productividad
es el resultado de la correcta utilización de los recursos en relación a los
productos o servicios que se generan; es el reflejo de la eficiencia y de la
eficacia que deben lograr la correcta administración y la gerencia de una
empresa.
La competitividad entonces, se
define como las habilidades, competencias o aptitudes que tienen las personas
para realizar ciertas actividades, lo cual lo distingue de todos los demás, ya
que los resultados que obtienen en la ejecución de sus actividades es superior
a la del resto de las personas que se dedican a las mismas actividades;
empresarialmente, la competitividad es la facultad organizativa para crear,
desarrollar y sostener capacidades superiores en términos de atributos de sus
productos y servicios respecto a alas de otras empresas que luchan por el mismo
mercado, lo cual genera una rentabilidad en sus inversiones igual o mayor que
la de su competencia.
Imagen 2. Modelo de resultados de la Administración
Entonces, si una persona es productiva
y competitiva logra rentabilidad, al igual que las empresas, la rentabilidad
es, el índice o coeficiente de utilidades o beneficios que rinde el capital
invertido en una empresa, es un factor clave en la medición de los negocios
hacia los inversionistas por su capital invertido, y se mide respecto al riesgo
que tiene el negocio, entre mayor es el riesgo
mayor es la rentabilidad.
Por lo que la rentabilidad en una
persona se considera como el resultado positivo de las acciones, actividades,
tareas o trabajos generando beneficios, no sólo económico; por ejemplo una
persona que es productiva en su vida diaria es cuando hace uso eficiente de
todos los recursos con los que cuenta como el tiempo, recurso importante y no
renovable; ser competitivo consiste en realizar tareas y ocupar el tiempo de
manera efectiva alcanzando los objetivos de modo que permita que las personas
se distingan entre el resto, al lograr los objetivos se generan resultados y si
esos resultados son benéficos para quienes los generan entonces se logra la
rentabilidad.
En la imagen dos se muestra la
secuencia de los resultados de una buena Administración, empezamos con la
productividad, una buena productividad nos genera competitividad y ésta al
final rentabilidad, que al final es lo más importante, ya que existen personas
que pueden ser productivas pero no ser competitivas y se puede ser competitivo
si ser rentable, por ello es importante seguir la secuencia y buscar que cada
uno de los elementos del modelo nos generen beneficios del tipo que sean;
económicos, emocionales, profesionales, etc.
Los beneficios o la rentabilidad son
uno de los factores de la Administración que miden si ésta se realiza de manera
efectiva o no, ya que todos en nuestra vida queramos o no hacemos las cosas,
invertimos o aplicamos recursos, competencias, habilidades, etc. para la
generación de algún beneficio, el cual no forzosamente debe ser económico, ya
que existen personas que le dan más importancia a los aspectos emocionales o
profesionales como la base para la generación de beneficios económicos. Es más
hay quienes utilizan los aspectos emocionales como un factor indispensable para
llevar a cabo algún tipo de actividad y lo transforman en un hobbie o una
pasión para que las personas realicen las tareas de manera eficiente y
efectiva, (aplicación del modelo de las 3F’s, imagen 1)
¿Y cómo conseguimos la aplicación del modelo de la imagen 2?, teóricamente suena sumamente fácil,
es más las personas lo consideran como factores sumamente fácil de conseguir;
en la práctica es más complicado, pues no todas las personas contamos con todas
las competencias, capacidades o habilidades para poder conseguir productividad
o lograr ser competitivos; afortunadamente éstas se pueden desarrollar,
aprender o adquirir con la experiencia, existen muchas personas que
genéticamente tienen el poder de realizar muchas actividades y otras no, pero
como lo mencione, afortunadamente algunas de las actividades que podemos o
debemos realizar, las podemos aprender.
Las competencias son aquellas
características subyacentes a un individuo que está casualmente relacionada al
desempeño de una tarea o actividad.
Las habilidades es la realización de
tareas realizadas con regularidad y eficacia, aquellas que pueden ser
aprendidas, ya que se cultivan y educan.
Las aptitudes son el conocimiento,
las conductas, destrezas para poder realizar una tarea o trabajo.
A final de cuentas, las personas
ocupan las tres como sinónimos, lo importante en este punto es entender que
éstas sirven para generar productividad porque están enfocadas a las tareas y
actividades, y la repetición constante de éstas, generan sin duda experiencia,
la cual ayudará a que podamos realizar las tareas y actividades de una manera
más rápida pero también con calidad, la cual la definimos como aquella que
cumple con las especificaciones o los requerimientos mínimos para que una
tarea, producto o servicios satisfaga las necesidades o expectativas de los
clientes, o que cumpla con las especificaciones para lo cual fue hecho.
Ya que la productividad es
eficiencia, eficacia y efectividad, utilizar correctamente los recursos, pero
también hacer uno de la experiencia con la que se cuenta para realizar las
tareas o trabajos que se nos solicitan, pero sobre todo que satisfaga las
expectativas y las necesidades.
Entonces para ser productivo
requerimos desarrollar, aprender, practicar y estudiar las acciones para llevar
a cabo las tareas y actividades para generar habilidades y con ello la
experiencia necesaria para que la repetición constante de ésta ayude a generar
la productividad.
Desarrollar, aprender, practicar y
estudiar acciones para desarrollar habilidades, enfocar las competencias y
aplicar las aptitudes puede no ser una tarea fácil, ya que difícilmente a veces
las personas detectamos nuestras habilidades, a veces son otras personas las
que detectan estos elementos y sin duda los aprovechan para obtener beneficios.
Es más si después de haber sacado el mayor provecho posible de nuestras
habilidades, observan que podemos o contamos con la capacidad de desarrollar
otras habilidades o competencias, sin duda alguna aprovecharán esto para seguir
generando productividad y con ello beneficios.
Importante en este punto, es que
nosotros mismos seamos capaces de detectar estas habilidades, competencias y
aptitudes para que seamos nosotros quienes nos beneficiemos de éstas, es cierto
que siempre habrá oportunidad de beneficiarse sin querer de nuestro potencial,
pero el beneficio será mayor si logramos detectarlo y después de ello
focalizarlo a las tareas.
¿Cómo focalizamos? Y para responder a esta pregunta deberé traer a colación al Señor
Frederick Taylor, mejor conocido como el “Padre
de la Administración Científica”, quién en su obra “Principios de Administración Científica” (1911) en la que afirma:
que no existe ningún sistema efectivo de trabajo; no hay incentivos económicos
para que los obreros mejoren su trabajo,
las decisiones se toman militar y empíricamente, más que
científicamente; se contrata a los trabajadores sin tomar en cuenta sus habilidades
y aptitudes; lo anterior se enfoca en las cuestiones de ¿cómo y cuánto tiempo
se logra hacer el trabajo?, hablando entonces de calidad y tiempo, que juntos
se habla de productividad; la cual no existe sino se da capacitación a los
trabajadores, ésta sin duda se enfoca en la práctica y la integración del
trabajo para lograr los resultados esperados, los cuáles se consiguen a través
de la medición de tiempos y movimientos en los procesos y las actividades de
una tarea o actividad; porque como dice
Taylor, cualquier trabajador es perfectible.
Es así que se puede lograr la
productividad y la calidad a través de la repetición constante de las
actividades, a través claro de la capacitación y la integración de las tareas,
las personas y los procesos; por ejemplo en nuestra vida diaria; el realizar
una actividad o tarea de manera repetitiva nos va a generar experiencia, la
cual se genera por medio de la capacitación, es decir saber cómo hacer la
tarea, los recursos que se necesitan para ésta, y por supuesto identificar o
conocer los resultados de la tarea para poder mediar y saber si cumplimos o no
con las expectativas y las necesidades.
Existen tareas o actividades que no
requieren de mayor integración y capacitación, pues como ya se ha dicho existen
personas que nacen con las habilidades, conocimientos y capacidades para poder
realizar el trabajo, lo cual las hace altamente productivas, para quienes no
poseemos esas habilidades y conocimientos natos, no nos decepciones, como
también ya se dijo, éstas se aprenden y se desarrollan con la práctica, y de
este modo se logra la experiencia y con ella la productividad.
Cuando alcanzamos la productividad
en ciertas tareas y actividades, nosotros mismos buscamos la manera de cambiar
de actividades o aprender cosas que sean más retadoras para generar esa productividad,
o en su defecto si caemos en una zona de confort, la productividad también ser
verá mermada, ya que después de aprender una tarea o actividad se deja de
aportar valor a ésta, por lo que se deberán desarrollar otras actividades que
complementen o bien agreguen valor a la actividad o tarea.
Es así que en las empresas, cuando
se logra ese nivel de productividad a las personas las cambian de áreas para
que aprendan otras actividades o tareas, o en su defecto se les agregan otras
actividades y/o tareas a su puesto o trabajo ya realizado de modo que puedan
agregar valor a su actividad y sigan así generando productividad; ya que caer
en un área de confort no sólo perjudica a las empresas, sino a nosotros mismos,
porque estamos desaprovechando el recurso más valioso, el tiempo, el cual no se
renueva y debe aprovecharse al máximo como regla de oro de la eficiencia, por
lo que la naturaleza del ser humano es trabajar todo el tiempo en la generación
de ideas, aprendizajes, habilidades y conocimientos, con la finalidad de
aplicarlos en su vida diaria o en su trabajo, para la generación de valor.
Entonces, como personas la
focalización consiste en identificar aquellas tareas o actividades en las que
somos muy, muy buenos en realizarlas, aquellas que no nos cuestan ninguno o
poco trabajo, porque tenemos el conocimiento y la habilidad, y al momento de
ejecutarlas debemos potencializar los resultados, es decir ser productivos,
competitivos y rentables.
La focalización también es centrar
todos nuestros esfuerzos en la tarea que estamos desarrollando, para que
podamos identificar aquellas acciones en las que tenemos potencial y en las que
debemos capacitarnos para mejorar. No es malo no saber hacer las cosas, es malo
saber que no sabemos hacerlas y quedarnos sin hacer nada.
Todo lo que podamos aprender en una
capacitación, entrenamiento o cualquier actividad que nos generé un aprendizaje
o conocimiento nos servirá para agregar valor a todo lo que hacemos y lo que
somos.
Después de la productividad, viene la competitividad,
¿cómo logramos ser competitivos? La
competitividad es desarrollar, contar o conocer acerca de algo que los demás
no, por lo que nos volvemos único en ello, y por lo tanto nos genera beneficios
importantes. Es cierto que existen personas que poseen talentos especiales,
pero muchas veces no los potencializan, y hay personas que desarrollan esos
talentos con la finalidad de generar beneficios; eso es la competitividad, de
nada sirve que poseamos algún talento si no vamos a explotarlo, y no sólo por
los beneficios económicos, sino por la aportación que podemos hacer a la
sociedad.
Esa aportación no sólo es económica,
es el beneficio emocional y profesional, bien es cierto que la Administración y
todo lo que conlleva ésta se relaciona a beneficios económicos y financieros, y
más por el uso de los recursos, pero los beneficios no sólo deben ser
económicos, la aportación social es importante los beneficios que dejamos a
quienes nos rodean, como detonador de productividad o competitividad, ya que al
final es conocimiento y aprendizaje.
La competitividad es encontrar en
que somos extremadamente buenos y sacar el mayor provecho posible, si somos
buenos líderes, economistas, planificadores, etc. todas esas cosas
(habilidades, conocimientos, aptitudes, talentos, etc.) buenas de nosotros
aplicarlos y desarrollarlos, y después mejorarlos, y así la productividad y
competitividad se vuelven un ciclo generador de rentabilidad.
