“La Administración es disciplina,
puesta en práctica”
Stephen
R. Covey
La Administración es la DISCIPLINA líder e idónea no
sólo para la gestión empresarial, sino para la gestión de la vida diaria,
cuando se comienza a estudiar esta ciencia, las personas con especialidad en
esta área mencionan que ésta; es la ciencia que sirve para hacer uso eficiente,
efectivo y eficaz de los recursos escasos de las organizaciones, y al lograrlo
permite que las empresas sean productivas y competitivas.
En lo personal y de acuerdo a la experiencia, esta
definición engloba perfecto no sólo a las empresas, también a las personas, el
ser eficiente es aprovechar al máximo los recursos con los que se cuenta,
aprovecharlos de modo que permita alcanzar los objetivos en tiempo y forma
logrando entonces ser eficaz, ahora bien si estos objetivos proporcionan las
utilidades o ganancias debidas se es efectivo; por lo que en la vida diaria
lograr el triángulo de acción es hacer que se logren resultados óptimos.
Imagen
1: Pirámide de Productividad
La Administración también como ciencia es aquella que
permite la coordinación de las personas con las tareas, es más la
administración no existe si no hay un ente social para ejecutarla, es una
ciencia en la que se requiere gente o no hay nada; esta coordinación permite
que las personas participen empleando técnicas y herramientas para el logro de
los objetivos, los cuales son comunes para la organización y se empatan a los
de cada persona, es decir, hacer que cada objetivo de la empresa coincida con
los individuales para que el logro de éstos sean alcanzables.
Entonces, la Administración como ciencia o técnica se
centra en el diseño interno de la empresa de sus estructuras, procedimientos y
sistemas de información para planear, organizar, dirigir y controlar sus
recursos y procesos, la gerencia implica, además, la comprensión del entorno,
la conceptualización de la función de la empresa en el mercado y la gestión
para lograr resultados en el contexto en que opera o desea competir.
La competencia entre empresas y la globalización han
sido un parte aguas importante para la mejora de la administración en el nivel
interno de las organizaciones, principalmente en lo relacionado a la
productividad y la utilización de los recursos, así mismo la gestión enfocada en
la dirección ha sido de suma importancia para la administración del capital
humano, que sin duda es el recurso más importante al interior de las empresas,
ya que como se ha mencionado sin gente no hay administración.
Esta competencia no sólo se limita a las empresas sino
también a las personas, y es la importancia y el tema central de este libro,
identificar que la Administración no sólo es una herramienta para las empresas
sino para la vida diaria del ser humano, es así como se puede entender y lograr
la competitividad y la productividad en nuestra vida.
La productividades la capacidad que tenemos como
personas para llevar a acabo ciertas actividades, las cuales dependiendo del
tiempo que llevemos realizándolas es la experiencia que vamos generando, así
como la eficiencia en la ejecución, por tanto la productividad es el resultado
de la correcta utilización de los recursos en relación a los productos o
servicios que se generan; es el reflejo de la eficiencia y de la eficacia que
deben lograr la correcta administración y la gerencia de una empresa.
La competitividad entonces, se define como las
habilidades, competencias o aptitudes que tienen las personas para realizar ciertas
actividades, lo cual lo distingue de todos los demás, ya que los resultados que
obtienen en la ejecución de sus actividades es superior a la del resto de las
personas que se dedican a las mismas actividades; empresarialmente, la
competitividad es la facultad organizativa para crear, desarrollar y sostener
capacidades superiores en términos de atributos de sus productos y servicios
respecto a alas de otras empresas que luchan por el mismo mercado, lo cual
genera una rentabilidad en sus inversiones igual o mayor que la de su
competencia.
Entonces, si una persona es productiva y competitiva
logra rentabilidad, al igual que las empresas, la rentabilidad es, el índice o
coeficiente de utilidades o beneficios que rinde el capital invertido en una
empresa, es un factor clave en la medición de los negocios hacia los
inversionistas por su capital invertido, y se mide respecto al riesgo que tiene
el negocio, entre mayor es el riesgo
mayor es la rentabilidad.
Por lo que la rentabilidad en una persona se considera
como el resultado positivo de las acciones, actividades, tareas o trabajos
generando beneficios, no sólo económico; por ejemplo una persona que es
productiva en su vida diaria es cuando hace uso eficiente de todos los recursos
con los que cuenta como el tiempo, recurso importante y no renovable; ser
competitivo consiste en realizar tareas y ocupar el tiempo de manera efectiva
alcanzando los objetivos de modo que permita que las personas se distingan
entre el resto, al lograr los objetivos se generan resultados y si esos
resultados son benéficos para quienes los generan entonces se logra la rentabilidad.
La secuencia de los
resultados de una buena Administración, empezamos con la productividad, una
buena productividad nos genera competitividad y ésta al final rentabilidad, que
al final es lo más importante, ya que existen personas que pueden ser
productivas pero no ser competitivas y se puede ser competitivo si ser
rentable, por ello es importante seguir la secuencia y buscar que cada uno de
los elementos del modelo nos generen beneficios del tipo que sean; económicos, emocionales,
profesionales, etc.
Los beneficios o la rentabilidad son uno de los
factores de la Administración que miden si ésta se realiza de manera efectiva o
no, ya que todos en nuestra vida queramos o no hacemos las cosas, invertimos o
aplicamos recursos, competencias, habilidades, etc. para la generación de algún
beneficio, el cual no forzosamente debe ser económico, ya que existen personas
que le dan más importancia a los aspectos emocionales o profesionales como la
base para la generación de beneficios económicos. Es más hay quienes utilizan
los aspectos emocionales como un factor indispensable para llevar a cabo algún
tipo de actividad y lo transforman en un hobbie o una pasión para que las
personas realicen las tareas de manera eficiente y efectiva, (aplicación DEL
TRIANGULO DE PRODUCTIVIDAD, imagen 1)
¿Y
cómo conseguimos la aplicación del modelo de la imagen 2?, teóricamente suena sumamente fácil, es más las
personas lo consideran como factores sumamente fácil de conseguir; en la
práctica es más complicado, pues no todas las personas contamos con todas las
competencias, capacidades o habilidades para poder conseguir productividad o
lograr ser competitivos; afortunadamente éstas se pueden desarrollar, aprender
o adquirir con la experiencia, existen muchas personas que genéticamente tienen
el poder de realizar muchas actividades y otras no, pero como lo mencione,
afortunadamente algunas de las actividades que podemos o debemos realizar, las
podemos aprender.
Las competencias son aquellas características
subyacentes a un individuo que está casualmente relacionada al desempeño de una
tarea o actividad.
Las habilidades es la realización de tareas realizadas
con regularidad y eficacia, aquellas que pueden ser aprendidas, ya que se
cultivan y educan.
Las aptitudes son el conocimiento, las conductas,
destrezas para poder realizar una tarea o trabajo.
A final de cuentas, las personas ocupan las tres como
sinónimos, lo importante en este punto es entender que éstas sirven para
generar productividad porque están enfocadas a las tareas y actividades, y la
repetición constante de éstas, generan sin duda experiencia, la cual ayudará a
que podamos realizar las tareas y actividades de una manera más rápida pero
también con calidad, la cual la definimos como aquella que cumple con las
especificaciones o los requerimientos mínimos para que una tarea, producto o servicios
satisfaga las necesidades o expectativas de los clientes, o que cumpla con las
especificaciones para lo cual fue hecho.
Ya que la productividad es eficiencia, eficacia y
efectividad, utilizar correctamente los recursos, pero también hacer uno de la
experiencia con la que se cuenta para realizar las tareas o trabajos que se nos
solicitan, pero sobre todo que satisfaga las expectativas y las necesidades.
Entonces para ser productivo requerimos desarrollar,
aprender, practicar y estudiar las acciones para llevar a cabo las tareas y
actividades para generar habilidades y con ello la experiencia necesaria para
que la repetición constante de ésta ayude a generar la productividad.
Desarrollar, aprender, practicar y estudiar acciones
para desarrollar habilidades, enfocar las competencias y aplicar las aptitudes
puede no ser una tarea fácil, ya que difícilmente a veces las personas
detectamos nuestras habilidades, a veces son otras personas las que detectan
estos elementos y sin duda los aprovechan para obtener beneficios. Es más si
después de haber sacado el mayor provecho posible de nuestras habilidades,
observan que podemos o contamos con la capacidad de desarrollar otras
habilidades o competencias, sin duda alguna aprovecharán esto para seguir
generando productividad y con ello beneficios.
Importante en este punto, es que nosotros mismos
seamos capaces de detectar estas habilidades, competencias y aptitudes para que
seamos nosotros quienes nos beneficiemos de éstas, es cierto que siempre habrá
oportunidad de beneficiarse sin querer de nuestro potencial, pero el beneficio
será mayor si logramos detectarlo y después de ello focalizarlo a las tareas.
¿Cómo
focalizamos? Y para responder
a esta pregunta deberé traer a colación al Señor Frederick Taylor, mejor
conocido como el “Padre de la
Administración Científica”, quién en su obra “Principios de Administración Científica” (1911) en la que afirma:
que no existe ningún sistema efectivo de trabajo; no hay incentivos económicos
para que los obreros mejoren su trabajo,
las decisiones se toman militar y empíricamente, más que
científicamente; se contrata a los trabajadores sin tomar en cuenta sus
habilidades y aptitudes; lo anterior se enfoca en las cuestiones de ¿cómo y cuánto
tiempo se logra hacer el trabajo?, hablando entonces de calidad y tiempo, que
juntos se habla de productividad; la cual no existe sino se da capacitación a
los trabajadores, ésta sin duda se enfoca en la práctica y la integración del
trabajo para lograr los resultados esperados, los cuáles se consiguen a través
de la medición de tiempos y movimientos en los procesos y las actividades de
una tarea o actividad; porque como dice
Taylor, cualquier trabajador es perfectible.
Es así que se puede lograr la productividad y la
calidad a través de la repetición constante de las actividades, a través claro
de la capacitación y la integración de las tareas, las personas y los procesos;
por ejemplo en nuestra vida diaria; el realizar una actividad o tarea de manera
repetitiva nos va a generar experiencia, la cual se genera por medio de la
capacitación, es decir saber cómo hacer la tarea, los recursos que se necesitan
para ésta, y por supuesto identificar o conocer los resultados de la tarea para
poder mediar y saber si cumplimos o no con las expectativas y las necesidades.
Existen tareas o actividades que no requieren de mayor
integración y capacitación, pues como ya se ha dicho existen personas que nacen
con las habilidades, conocimientos y capacidades para poder realizar el
trabajo, lo cual las hace altamente productivas, para quienes no poseemos esas
habilidades y conocimientos natos, no nos decepciones, como también ya se dijo,
éstas se aprenden y se desarrollan con la práctica, y de este modo se logra la
experiencia y con ella la productividad.
Cuando alcanzamos la productividad en ciertas tareas y
actividades, nosotros mismos buscamos la manera de cambiar de actividades o
aprender cosas que sean más retadoras para generar esa productividad, o en su
defecto si caemos en una zona de confort, la productividad también ser verá
mermada, ya que después de aprender una tarea o actividad se deja de aportar
valor a ésta, por lo que se deberán desarrollar otras actividades que
complementen o bien agreguen valor a la actividad o tarea.
Es así que en las empresas, cuando se logra ese nivel
de productividad a las personas las cambian de áreas para que aprendan otras
actividades o tareas, o en su defecto se les agregan otras actividades y/o tareas
a su puesto o trabajo ya realizado de modo que puedan agregar valor a su
actividad y sigan así generando productividad; ya que caer en un área de
confort no sólo perjudica a las empresas, sino a nosotros mismos, porque
estamos desaprovechando el recurso más valioso, el tiempo, el cual no se
renueva y debe aprovecharse al máximo como regla de oro de la eficiencia, por
lo que la naturaleza del ser humano es trabajar todo el tiempo en la generación
de ideas, aprendizajes, habilidades y conocimientos, con la finalidad de
aplicarlos en su vida diaria o en su trabajo, para la generación de valor.
Entonces, como personas la focalización consiste en
identificar aquellas tareas o actividades en las que somos muy, muy buenos en
realizarlas, aquellas que no nos cuestan ninguno o poco trabajo, porque tenemos
el conocimiento y la habilidad, y al momento de ejecutarlas debemos
potencializar los resultados, es decir ser productivos, competitivos y
rentables.
La focalización también es centrar todos nuestros
esfuerzos en la tarea que estamos desarrollando, para que podamos identificar
aquellas acciones en las que tenemos potencial y en las que debemos
capacitarnos para mejorar. No es malo no saber hacer las cosas, es malo saber
que no sabemos hacerlas y quedarnos sin hacer nada.
Todo lo que podamos aprender en una capacitación,
entrenamiento o cualquier actividad que nos generé un aprendizaje o
conocimiento nos servirá para agregar valor a todo lo que hacemos y lo que
somos.
Después de la
productividad, viene la competitividad, ¿cómo
logramos ser competitivos? La competitividad es desarrollar, contar o
conocer acerca de algo que los demás no, por lo que nos volvemos único en ello,
y por lo tanto nos genera beneficios importantes. Es cierto que existen
personas que poseen talentos especiales, pero muchas veces no los
potencializan, y hay personas que desarrollan esos talentos con la finalidad de
generar beneficios; eso es la competitividad, de nada sirve que poseamos algún
talento si no vamos a explotarlo, y no sólo por los beneficios económicos, sino
por la aportación que podemos hacer a la sociedad.
Esa aportación no sólo es económica, es el beneficio
emocional y profesional, bien es cierto que la Administración y todo lo que
conlleva ésta se relaciona a beneficios económicos y financieros, y más por el
uso de los recursos, pero los beneficios no sólo deben ser económicos, la
aportación social es importante los beneficios que dejamos a quienes nos
rodean, como detonador de productividad o competitividad, ya que al final es
conocimiento y aprendizaje.
La competitividad es encontrar en que somos
extremadamente buenos y sacar el mayor provecho posible, si somos buenos
líderes, economistas, planificadores, etc. todas esas cosas (habilidades,
conocimientos, aptitudes, talentos, etc.) buenas de nosotros aplicarlos y
desarrollarlos, y después mejorarlos, y así la productividad y competitividad
se vuelven un ciclo generador de rentabilidad.
